Projekte · Coaching-Unternehmen, Oberösterreich
Ein CRM statt zwei, Wissen in Sekunden, Akquise ohne Chef-Zeit
Ein Coach mit drei Marken, zwei Kunden-Datenbanken und zwanzig Jahren Wissen in Ordnern. Für neue Kunden blieb keine Zeit. Heute sucht ein digitaler Mitarbeiter die Firmen, schreibt die Mails und beantwortet Fachfragen. Der Chef klickt nur noch auf „Passt".
Das Problem
- Die Kunden standen in zwei Datenbanken, mit unterschiedlichem Stand.
- Über 500 alte Kunden hatten seit zwei Jahren nichts mehr gehört.
- Das Wissen aus zwanzig Jahren lag in hunderten Dateien. Jede Frage hieß: suchen oder den Chef fragen.
Was ich gebaut hab
- Alles in ein CRM gebracht, Doppelte gelöscht. Das System liest jede Nacht mit.
- Alle Unterlagen eingelesen. Fragen beantwortet der Chat in Sekunden und sagt, woher die Antwort kommt.
- Der digitale Mitarbeiter sucht passende Firmen und prüft sie. Ohne Beweis kein Lead.
- Er schreibt die Mails im Stil des Chefs. Jede landet als Entwurf im Cockpit.
- Verschickt wird nur, was der Chef freigibt.
Was rauskam
Im Alltag
Was das System jeden Tag macht.
Kurz und ohne Fachchinesisch. So läuft das im echten Betrieb.
Kunden und Daten
- Hat das alte CRM ins neue umgezogen und doppelte Einträge gelöscht.
- Liest jede Nacht alle Kontakte, Firmen, Deals und Abmeldungen mit. Was im CRM gelöscht wird, verschwindet auch hier.
- Weiß, wer Kunde ist, wer gerade im Programm ist und wer Ehemaliger. Aktive Kunden werden nie als „ehemalig" angeschrieben.
- Jede Kundenakte zeigt: letzter Kontakt, Deals, Mails, nächster Schritt.
Wissen
- 569 Dokumente aus OneDrive eingelesen, sortiert nach Marke, durchsuchbar.
- Der Chat beantwortet Fachfragen und nennt die Dokumente, aus denen die Antwort kommt.
- Der Chat beantwortet auch Fragen zu Kunden: „Wer hat seit zwei Jahren nichts gehört?" liefert die Liste mit Datum.
- Das Postfach des Chefs ist abfragbar: „Was hat Firma X zuletzt geschrieben?"
- Foto von einer Visitenkarte an den Telegram-Bot: Kontakt wird angelegt und vorgemerkt.
Neue Kunden
- Sucht Firmen in der Region mit 10 bis 250 Mitarbeitern. Ohne Beleg für die Größe kein Lead.
- Findet die Mail-Adresse der Geschäftsführung auf drei Wegen und prüft sie.
- Schreibt die erste Mail im Stil des Chefs, gelernt aus seinen eigenen Mails. Fasst nach.
- Wählt Firmen für Geschenkpakete aus, schreibt die Briefe und macht die Adressliste.
- Spricht alte Kunden anders an als neue.
- Jede Mail ist ein Entwurf im Cockpit. Verschickt wird nur nach Freigabe.
Mehr Details
So sieht es von innen aus.
Worum es geht
Der Inhaber bildet Führungskräfte aus, unter drei Marken. Sein Geschäft lebt von Beziehungen. Genau das war das Problem: Die Kunden lagen in zwei Datenbanken, das Wissen in Ordnern, und für neue Kunden war nie Zeit. Einfach „alles automatisch verschicken” ging nicht, weil jede Mail persönlich sein muss.
Was ich gebaut habe
Zuerst die Daten: ein CRM, sauber, jede Nacht gespiegelt. Dann das Wissen: alle Unterlagen eingelesen und per Chat abfragbar. Dann der digitale Mitarbeiter, der Firmen findet, prüft, anschreibt und nachfasst. Immer als Entwurf, immer im Stil des Chefs.
Wer entscheidet
Der digitale Mitarbeiter bereitet vor. Der Chef klickt auf „Passt” oder ändert etwas. Aus jeder Änderung lernt das System, wie er wirklich schreibt.
Ein digitaler Mitarbeiter muss nicht alles selbst dürfen. Er muss so gut vorbereiten, dass die Entscheidung nur noch ein Klick ist.
Stand heute
Läuft seit Juli 2026. Die Daten, das Wissen und die Lead-Suche laufen von allein. Der Versand bleibt bei Menschen. Gerade baue ich die automatischen Nachfass-Mails aus.
Was frisst dir gerade die meiste Zeit?
Schreib mir zwei Sätze oder buch gleich 30 Minuten. Ich sag dir ehrlich, ob ein System bei dir Sinn macht und womit wir anfangen.