Projekte · Wassertechnik-Unternehmen, Wien
Vertrieb in vier Ländern, ohne vier Vertriebsteams
Eine kleine Firma aus Wien verkauft Wasserspar-Technik an Hotels in vier Ländern. Früher hat das Gründerteam jede Mail selbst beantwortet. Heute macht das ein System mit vier digitalen Mitarbeiterinnen. Die Menschen schauen nur noch drüber und sagen: passt.
Das Problem
- Jede Anfrage landete bei zwei Leuten. Die haben alles selbst beantwortet.
- Nachfassen ging unter, sobald es stressig wurde.
- Für jedes neue Land hätte es einen neuen Verkäufer gebraucht.
Was ich gebaut hab
- Pro Land eine digitale Mitarbeiterin. Sie liest jede Mail und schreibt die Antwort in der Sprache des Kunden.
- Angebot, Bestellung, Rechnung und Versand laufen von allein durch.
- Nachfassen passiert automatisch und hört auf, sobald der Kunde antwortet.
- Nichts geht raus, ohne dass ein Mensch draufklickt.
- Eine Kommandozentrale zeigt jeden Morgen und jeden Abend, was los ist.
Was rauskam
Im Alltag
Was das System jeden Tag macht.
Kurz und ohne Fachchinesisch. So läuft das im echten Betrieb.
Verkaufen
- Liest alle zwei Minuten jede neue Mail und erkennt, worum es geht.
- Schreibt Antworten in sieben Sprachen, im Ton der Firma.
- Macht das Angebot im ERP und eine eigene Angebotsseite mit Einsparrechner und Kauf-Knopf.
- Will der Kunde einen besseren Preis, fragt das System den Chef per Telegram und passt das Angebot an.
- Verschickt Testkits und erinnert den Kunden bis zu fünfmal in 30 Tagen. Antwortet er, hört es auf.
- Fasst bei offenen Angeboten nach und legt Anruflisten an.
- Sechs Partner-Seiten: Jede Empfehlung wird automatisch dem richtigen Partner zugeordnet.
- Leads aus Meta-Anzeigen laufen bis zum Kauf ganz allein durch.
- Findet neue Firmen und recherchiert sie im Netz.
Service und Betrieb
- Erkennt Bestellungen: Auftrag, Rechnung, Versand, Info an den Kunden. Ohne Handarbeit.
- Drei Zahlungswege: Karte, auf Rechnung mit Erinnerung nach 15 Tagen, Gratis-Testkit mit Rechnung an Tag 45.
- Liest die Mails der Paketdienste und weiß, wann das Paket angekommen ist.
- Beantwortet Produktfragen, Reklamationen und Retouren. Einfache Fälle allein, schwere mit Freigabe.
- Merkt sich Erinnerungen, erkennt Abwesenheiten, holt echte Mails aus dem Spam.
- Findet doppelte Kontakte und repariert kleine Fehler selbst.
Wissen und Steuerung
- Holt sich jede Nacht das aktuelle Wissen aus Google Drive.
- Chef-Chat per Telegram: „Wie steht es mit Kunde X?", „Merk dir Y", „Schreib mir einen Entwurf".
- Ein Foto von der Visitenkarte reicht: Kontakt angelegt, Testkit unterwegs.
- Freigabe-Cockpit: Jede Korrektur macht die nächsten Entwürfe besser.
- Pipeline mit 15 Stufen, Trichter, Kosten pro Vorgang, Weltkarte der Kunden.
- Kommandozentrale für vier Länder: Berichte um 05:00 und 19:00, Hilferufe dazwischen, Wochenbericht an die Chefs.
Mehr Details
So sieht es von innen aus.
Worum es geht
Die Firma hilft Hotels, Wasser zu sparen. Klingt einfach, ist aber erklärungsbedürftig: Jede Anfrage braucht Beratung, jedes Angebot eine Rechnung, jedes Testkit einen Nachfass. Früher hat das alles das Gründerteam gemacht. Mit jedem neuen Land wäre das noch mehr geworden.
Was ich gebaut habe
Ein System, das die ganze Strecke übernimmt: Mail rein, Antwort raus, Angebot, Bestellung, Rechnung, Versand, Nachfassen. Pro Land eine digitale Mitarbeiterin. Angefangen mit einer, heute vier. Dazu eine Kommandozentrale, in der die Chefs jeden Morgen und Abend sehen, was passiert ist.
Wer entscheidet
Das System schlägt vor. Ein Mensch gibt frei. Nur vier Dinge laufen ganz allein, weil sie langweilig und sicher sind: Bestellbestätigung, Versand-Info, Zahlungserinnerung und die ersten Testkit-Erinnerungen. Alles andere sieht ein Mensch, bevor es rausgeht.
Das System ersetzt kein Team. Es sorgt dafür, dass zwei Leute arbeiten können wie zehn.
Stand heute
Läuft seit Juli 2025, jeden Tag. Ich betreue es weiter und baue aus, zuletzt eine automatische Qualitätsprüfung der Entwürfe und einen Wochenbericht an die Geschäftsführung.
Was frisst dir gerade die meiste Zeit?
Schreib mir zwei Sätze oder buch gleich 30 Minuten. Ich sag dir ehrlich, ob ein System bei dir Sinn macht und womit wir anfangen.